เมื่อวันที่ 12 มกราคมที่ผ่านมา Microsoft StaffHub ประกาศให้ดาวน์โหลดอย่างเป็นทางการสำหรับลูกค้า Office 365 ทุกๆแผนการให้บริการ (ลูกค้าแผน K1, E1, E3, E5 และ Education) สำหรับ Microsoft StaffHub ถูกออกแบบมาให้พนักงานสามารถจัดการเวลาของตนเองได้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการตารางเวลา การแชร์ข้อมูล และแอพอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน
จริงๆแล้ว StaffHub ได้วางตัวเองอยู่ในตำแหน่งที่น่าสนใจ คือ บริษัทที่พนักงานเข้าเป็นกะ และ ไม่มีโต๊ะประจำให้พนักงาน (Deskless Worker) เช่น บาริสต้า, ช่างทำผม, พนักงานเสิร์ฟ หรือ โชเฟอร์ขับรถ ซึ่งเปิดให้ใช้งานใน iOS และ Android
StaffHub ให้ผู้จัดการสามารถเพิ่มทีมงาน มอบหมายกะ และแชร์ไฟลืที่จำเป็นได้ ซึ่งผู้จัดการและสมาชิกในทีมสามารถติดต่อได้ผ่าน StaffHub เช่น หากพนักงานคนนั้นต้องการเปลี่ยนกะ
ลองดูตัวอย่างวิดีโอนี้ครับ ของโรงแรมในเครือ Accor
Microsoft StaffHub | Accor Hotel from Microsoft StaffHub on Vimeo.
เริ่มต้นกับ StaffHub
Microsoft ได้เปิดการใช้งาน StaffHub ให้เป็นค่าตั้งต้นของ Office 365 แล้ว แต่ถ้าหากเราต้องการตรวจสอบ สามารถ Log in ไปที่ StaffHub admin portal
หรือหากเราต้องการว่า StaffHub admin อยู่ที่ใด ให้ไปที่ Settings > Apps ใน Office 365 Admin Portal
ใน StaffHub Admin Portal จะแสดงค่าติดตั้งให้สามารถนำเข้ารายชื่ออัตโนมัติเลยจาก Office 365 domain
StaffHub สามารถนำ Office 365 Group มาร่วมใช้งานได้ และระบุด้วยว่ากลุ่มนี้สร้างเพื่อ StaffHub
สร้างทีมบน StaffHub
ผู้จัดการ log in เข้าไปที่ StaffHub App เพื่อสร้างทีม ซึ่งจริงๆแล้ว ผู้ใช้งาน Office 365 ปกติสามารถเข้าใช้งาน StaffHub App แล้วสร้างทีม ได้เหมือนกัน
สร้างชื่อทีม
ช่วงระหว่างสร้างทีม เราสามารถส่ง URL ที่ได้รับไปหาทาง SMS หรืออีเมล์เพื่อทำการดาวน์โหลดแอพพลิเคชันจาก iTunes Store หรือ Google Play Store
การเพิ่มคนนั้นง่ายมากเพราะมาจาก Global Address list ดังนั้นเวลาพิมพ์หาชื่อคนอาจต้องระวังหน่อย เพราะไม่งั้น sms หรือ อีเมล์ จะส่งไปหาทันที เมื่อผู้จัดการคลิก
คนรับจะได้ SMS ประมาณนี้ครับ
ถ้าได้รับอีเมล์จะมีประมาณนี้
คำถามคือ ถ้าพนักงานคนนั้นไม่มี Office 365 account สามารถใช้งานได้ไหม
ผมได้ลงทดสอบ โดยลงทะเบียนเฉพาะเบอร์มือถือ
จะได้รับ SMS
ดาวน์โหลด ติดตั้ง App แล้วเข้ามาหน้าแรกที่จะเป็นหน้าเชิญ ให้ใส่เบอร์โทรศัพท์หรือ Office 365 Account ซึ่งสมาชิกท่านนี้ไม่มีจะใส่เบอร์โทรศัพท์แทน
มี SMS มายืนยัน
กรอกชื่อของตนเอง และ รหัสผ่านเพื่อเข้า StaffHub
ปรากฏไม่สามารถใช้งานได้ครับ พนักงานที่ใช้งาน StaffHub จะต้องมี Office Account อย่างน้อยก็แพลน K1 ครับ
กลับมาที่หน้าต่าง Manager หลังที่เราเพิ่มสมาชิกในทีม เราสามารถเริ่มต้นในการสร้างตารางเวลา และมอบหมายกะที่ทำงานได้เลย
หลังจากที่เราสร้างตารางเวลา เสร็จเรียบร้อยแล้ว Manager สามารถกระจายตารางให้กับพนักงานในทีม ผ่าน Mobile App หรือ SMS โดยคลิกที่ Publish
Publish
StaffHub Mobile App สำหรับสมาชิกในทีม
ถึงแม่ว่า web interface จะเหมาะกับ Manager ในการดูกะของแต่ละคน สมาชิกในทีมเองสามารถดูผ่านสมาร์ทโฟนได้ด้วยเช่นกัน สมาชิดสามารถส่งข้อความหรือเปลี่ยนกะได้ผ่านสมาร์ทโฟน
เมื่อเราได้รับลิงค์จาก Manager เราสามารถคลิกและเปิดเพื่อดาวน์โหลดแอพ และทำการ Sign in ด้วย Office 365 Account จะปรากฏหน้า invite เข้ากลุ่ม
จะปรากฏ กะของตนเอง
สามารถเปล่ยนกะของตนเองได้
มีสิ่งหนึ่งที่ผมเห็นคือ ถ้าสมาชิก Timezone คนละ Timezone,มันจะปรับตาม local timezone ที่พนักงานคนนั้นอยู่ให้ ซึ่งอิงตาม Office 365 Account
เรามาต่อตอนหน้าว่าเราจะใช้งาน StaffHub ได้จาก Scenario ไหนได้บ้าง
