ตอนนี้หลายองค์กรใช้งาน Microsoft Teams เพิ่มอย่างมาก สิ่งหนึงที่หลายคนถามมาว่า จะทำอย่างไรหากการประชุมนั้นเป็น Confidential และไม่อยากให้ใครบันทึกการประชุมได้ต้องทำอย่างไร
คำตอบนี้สามารถทำได้ครับ โดยปกติสิทธิ์ในการประชุมผ่าน Teams จะมี 3 สิทธิ์คือ Organizer, Presenter และ Aattendee ครับ โดยสิทธิ์ทั้งสามต่างกันตามตารางด้านล่าง
จากตารางจะเห็นได้ว่าคนที่สามารถบันทึกได้คือ Organizer หรือ Presenter เท่านั้น
แล้วเราผู้นัดประชุมควรทำอย่างไร?
ก่อนที่จะเริ่มประชุม คุณควรกำหนดสิทธิ์ก่อนตรง Meeting Option โดยเมื่อคลิกจะเปิดไปอีกหน้าต่างหนึ่ง
ให้ดูที่ Who can Present? จะมีให้เลือก 4 สิทธิ์คือ
1. Everyone ทุกคนสามารถ Present ได้ ซึ่งตรงนี้จะเป็นค่า Default ของระบบ
2. People in my organization คือคนเฉพาะในองค์กรเราเท่านั้น คนนอกองค์กร เพียงแค่ join เท่านั้น
3. Specific People ระบุคนที่จะ Present ได้ และทุกคนจะเป็น Attendee
4. Only me คือคนที่เป็น Organizer จะเป็นคนนำเสนอแต่เพียงผู้เดียว
หมายเหตุ
1. คุณต้องส่ง Meeting ไปหาทุกคนก่อน ถึงจะเลือกคนที่จะเป็น Presenter ได้
2. คุณไม่สามารถเลือก Presenter จากองค์กรอื่นได้
จะสังเกตว่า Attendee จะไม่สามารถ Record ได้
ซึ่งระหว่างการประชุม สามารถสลับให้ Attendee ให้เป็น Presenter ได้ โดยคลิกเลือก Make a presenter
พอปรับเป็น Presenter ได้ ก็จะสามารถ Start Recording ได้เหมือนกัน
เรียนรู้เทคนิคมากมายในการใช้ Microsoft Teams : TeamTricks ได้ที่นี่
