Private Channels เป็นฟีเจอร์ที่ออกมาได้สักพัก ฟีเจอร์ที่ทำให้การเข้าถึงบทสนทนาและการเข้าถึงข้อมูลดูเป็นเจ้าข้าวเจ้าของมากขึ้น แต่ถ้าคุณจะใช้ต้องระมัดระวังหน่อยนะ
ข้อควรระวังการใช้งาน Private Channels ใน Teams
- ไม่ควรใช้ Private Channel เพียงแค่ว่าฟีเจอร์นี้มันมีมาให้
- คิดให้เยอะก่อนการสร้าง Private Channel
- การซ่อนอะไรบางสิ่งใน teams ไม่ได้ให้การทำงานแบบ Team Work ดีขึ้น
- การสร้าง Private Channel จะทำให้จัดการทีมดูมีความซับซ้อนมากขึ้น
- การออกแบบความปลอดภัย กับการใช้ Private Channels เป็นคนละเรื่องกัน
- อย่าใช้ Private Channel พร่ำเพรื่อ
- หากจะเปรียบระหว่างการสร้าง Teams ใหม่ กับการสร้าง Private Channels จะต้องขึ้นอยู่กับ จุดประสงค์ของงานนั้นๆ
- การจัดการโครงการ กับการจัดการ Vendor, Supplier ควรอยู่คนละกลุ่มกัน ไม่ใช่กลุ่มเดียวกัน
สิ่งสำคัญการสร้าง Private Channels ไม่ใช่การทำ BCC เป้าหมายคือต้องการสร้าง Teams และซ่อนบางสิ่ง จากสมาชิกบางคนเท่านั้น
5 คำถาม ถามตัวเองก่อนสร้าง Private Channels
1. ทำไมต้องซ่อน Channel นี้?
Channel คุณมี เอกสารทางกฏหมาย, เอกสารนโยบาย, เอกสารเป็นความลับ หรืออื่นๆ ที่ sensitive หรือไม่
2. คุณต้องการซ่อนเอกสาร เฉพาะ Guest หรือเพื่อนพนักงานภายในบริษัทหรือไม่?
3. ไม่ว่าคุณต้องการจะซ่อนอะไรก็ตาม มันเกี่ยวข้องกับโครงการของคุณหรือไม่?
ถ้าไม่, ก็ไม่ควรเอาไว้ใน channel ของ Teams นี้
4. คุณใช้เกณฑ์อะไร สำหรับการตั้งค่าการมองเห็นสำหรับ Channel นี้?
บริษัท, ความอาวุโสในบริษัท, ตำแหน่ง หรือ วัฒนธรรมในองค์กร
5. กฏเกณฑ์ ในการตั้งความเป็นส่วนตัว เป็นแบบคงที่ หรือมีการอัพเดตบ่อยๆ?
การปรับเปลี่ยนสมาชิกใน Private Channel บ่อยเกินไป จะทำให้สมาชิกงงงวย ซึ่งอาจจะส่งผลต่อจุดประสงค์ของการสร้าง Teams นี้จริงๆ
วิธีการเพิ่ม Private Channel ของ Teams
ให้คลิก “…” ตรงชื่อ Teams และเลือก “Add Channel”
ระบุชื่อของ Channel และเลือก Private ขั้นตอนถัดไปเลือกสมาชิก ซึ่งสมาชิกจะต้องเป็นสมาชิกที่อยู่ใน Teams นี้เท่านั้น
ตัวอย่างการใช้ Private Channel แบบผิดๆ ในความเห็นของผม
แบบนี้ก็ไม่ไหวครับ มันไม่ได้ทำงานแบบ Teamwork เลย ซ่อนกันไปหมด ดูแล้วเหมือนต้องระวังตัวกันไปหมด
ถ้าเราจะจัดการ vendor ในโครงการเดียวกัน จริงๆควรจะสร้าง Teams แยกกันมากกว่า เพราะว่าบางครั้งบาง Vendor อาจจะทำงานร่วมกับเราหลายๆโครงการ ถ้าเอามารวมกันใน Teams เดียวกัน ความงง และความพลาดข้อมูลอาจจะผิดพลาดได้
จริงๆแบบนี้ก็ไม่ได้ผิด แต่มันไม่เหมาะเอามาใช้ ยิ่งบริษัทมีความ ซับซ้อนแบบ Hierarchy ถ้าทำแบบนี้ หายนะเกิดแน่นอนครับ เพราะมันไม่ได้ช่วยเรื่อง digital transformation เลย ยังมีการแบ่งเป็น layer แต่จริงๆ ถ้าอยากทำแบบนี้ ผมว่าใช้ SharePoint น่าจะเหมาะกว่า
เรียนรู้เทคนิคมากมายในการใช้ Microsoft Teams : TeamTricks ได้ที่นี่
