สำหรับผู้ใช้งาน Office 365 จะทราบกันดีอยู่แล้วว่าในการเก็บไฟล์ที่ใช้ร่วมกันระหว่างแผนก หรือส่วนกลางที่ให้ทุกๆคนในองค์กรสามารถเข้าถึงได้ นั้นใช้ SharePoint Online Site มาทำเป็น Document Center มีลูกค้าได้สอบถามผมว่า Storage ของส่วนกลางที่ให้กับ SharePoint Online นั้นมีขนาดเท่าไร แล้วเราจะสามารถกำหนดขนาดของแต่ละ Site Collection ได้ใหม คำตอบคือทำได้ครับเพียงแต่ต้องรู้ว่าจะไปทำที่ไหน อย่างไรแค่นั้นเอง
โดยปกติ Office 365 จะให้พื้นที่ของการใช้งาน 1 TB + ( 500MB x จำนวน Users ) ดูได้จากหน้า SharePoint Admin ดังรูป
พื้นที่หลักของ SharePoint Online ทั้งหมดใน Tenant มี 1 TB ส่วนที่เห็นเพิ่มมาอีกเล็กน้อย ดังรูปของผมเป็น 1.02 TB คือส่วนของจำนวนผู้ใช้เพิ่มเข้ามาครับ เข้าใจตรงกันนะครับ แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าปัจจุบัน เจ้า SharePoint Online Site Collection แต่ละตัวใช้พื้นที่ไปเท่าไรแล้วไม่เห็นมีบอกเลย เป็นคำถามที่ดีครับ (ถามเอง ตอบเอง ฮ่าฮ่า) มาดูต่อครับปกติแล้วที่ SharePoint admin center จะมีการกำหนดค่า Configure เบื้องตันไว้ให้แล้วหลังจากที่คุณทำการ Activate Office 365 Tenant แต่เราสามารถเข้าไปปรับแก้ได้ตามต้องการ เริ่มเลยละกันครับ
1. ทำการ Login ด้วย Admin Account ที่ portal.office.com ให้เรียบร้อย
2. เมื่อเข้ามาแล้วให้ Click ที่ Icon Admin ดังรูป
3. แล้วทำการ Click ที่ Admin centers และเลือก SharePoint
4. จะได้หน้า Admin ของ SharePoint Admin Center หลังจากน้ันเลือกที่ settings ดังรูป
5. มองหา Site Collection Storage Management แล้วเลือกที่ Manual ตามรูปครับ
6. ต่อมาก็เลื่อนหน้าจอลงมาจนสุดแล้วทำการ Click ที่ปุ่ม OK
7. Tada (ทำเสียงดนตรีประกอบ ด้วยครับ ทา ดา) เราจะเห็น Column ที่แสดง Storage Used (GB) แสดงขึ้นมาดังรูป
8. ทำอย่าางไรต่อ หากต้องการกำหนด Storage Quota ให้กับ Site Collection ทำแบบนี้ครับ โดยต้อง เลือก Site Collection ที่เราต้องการ แล้ว Click ที่ Storage Quota บน Ribbon ดังรูป
9. ในหน้า Set Storage Quota บอกอะไรเราบ้าง มีดังนี้ครับ
1. Storage ที่ว่างให้ใช้งานได้ และ Storage ทั้งหมดของ Tenant
2. สำหรับกำหนดว่าต้องการให้ Site Collection มี Storage สูงสุดที่เท่าไร (GB)
3. ให้มีการแจ้งเตือน Admin เมื่อใช้งาน Storage ถึงเปอร์เซนต์ที่ตั้งไว้ คิดจากในข้อ 2
4. สรุปว่า Site Collection ของเรา ใช้ Storage ไปเท่าไร และ Quota สูงสุดเท่าไร
10. ตัวอย่างผมต้องการให้ Site Collection ของผมมี Quota สูงสุด 800 GB และแจ้งเตื่อน Admin เมื่อใช้งานถึง 95% ก็ใส่ดังรูปครับ
11. เสร็จแล้วครับ สำหรับการกำหนด Quota ที่เหลือท่านผู้อ่านก็สามารถไปทำกับ Site Collection อื่นที่ท่านต้องการได้ครับผม หากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะใด ก็ส่งมาได้นะครับผมยินดีน้อมรับครับผม พบกันในบทความหน้าครับ #SPGURUTHAILAND
