จากบทความตอนที่ 1 ผมได้กล่าวถึงข้อแตกต่างระหว่าง SharePoint และ Teams ตามความเห็นผมไป เรามาต่อตอนที่ 2 ว่าถ้าเราจะเก็บไฟล์บน Office 365 ยังมีช่องทางอื่นหรือไม่
OneDrive vs SharePoint
1. OneDrive ก็คือ SharePoint
2. อย่างที่ทราบกัน SharePoint สามารถสร้างเว็บไซต์ได้
3. Sites สามารถจัดเก็บข้อมูล ไฟล์เอกสาร ภาระงานและนัดหมายอื่นๆได้
4. ใน SharePoint เอง ทุกๆ user จะมีไซต์ของตนเองที่เรียกว่า My Site
5. My Site เป็นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนตัว รวมถึงจัดเก็บ My Documents แทนโฟลเดอร์ใน laptop ได้
6. ซึ่ง Document Libraries นี้ถูกเปลี่ยนชื่อเป้น OneDrive
7. และแต่ละ user จะมีพื้นที่ส่วนตัวคนละ 1 TB ในแพลนทั่วๆไป
8. ชื่อของ OneDrive ก็บ่งบอกแล้วว่า ONE จะเอามาทำเป็น File Share ส่วนกลางมันไม่เหมาะอยู่แล้ว
9. ONE คือ ONE Copy
10. ONE Copy หมายถึงเรามีไฟล์ๆเดียวสามารถส่งลิงค์แทน แทนอีเมล์แบบเดิมๆ
11. มันสามารถแชร์ไฟล์กับคนภายนอกได้ง่ายๆ เลย
12. และยังสามารถให้คนนอก มาแก้ไขไฟล์ได้อีกด้วย ถ้าจำเป็น
แล้วถ้าสร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมาควรเก็บไว้ที่ใด?
คุณมีสามทางเลือก ในการเก็บไฟล์ ตามจุดประสงค์ของการสร้างไฟล์ เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน ผมมีข้อแนะนำดังนี้
1. ถ้าไฟล์นั้น คุณเป็นเจ้าของ หรือต้องจัดการ ให้เก็บไปที่ OneDrive ซึ่งจำไว้ว่าคุณเป็นคนกำหนดสิทธิ์แก้ไข หรือดูเพียงอย่างเดียวได้เอง
2. ถ้าไฟล์นั้น ต้องเก็บ และแบ่งเป็นแผนกแนะนำให้เก็บบน SharePoint
3. ถ้าไฟล์นั้นมีระยะเวลา ตามแต่ละโครงการ และต้องใช้ทำงานเฉพาะกลุ่มคน แนะนำให้สร้างบน Teams และเก็บบน Teams
Delve
ท้ายสุด สิ่งที่จะช่วยเราค้นหาไฟล์จากทั้งสามที่ คือ Delve
1. Delve ไม่ใช่บริการที่ Active ตลอดเวลา Delve เป้นบริการแบบ Passive
2. นั่นหมายความว่ามันคือ เครื่องมือในการวิเคราะหืและต้องให้เวลาในการวิเคราะห์
3. Delve จะเป็นเครื่องมือในการบอกว่า คุณทำงานกับใครบ่อยๆ และเอกสารใดที่ถูกมาใช้เช่นกัน
4. และแสดงให้เห็นว่าเพื่อนร่วมงานกำลังทำอะไรกับไฟล์ที่มีการแชร์กันอยู่
5. ทั้งหมดคือ Delve ในมุมมองของบุคคลเดียว
6. แต่ Delve สามารถดูได้ทั้งองค์กรผ่านบริการ Workplace Analytics
7. Workplace Analytics จะเห็นได้ว่าแต่ละแผนกทำงานเชื่อมโยงอะไรกันบ้าง
8. การวิเคราะห์ใน Workplace Analytics จะช่วยให้เราวิเคราะหืได้ว่า การทำงานร่วมกันแนวทางไหนเหมาะสมกับคนในองค์กร
ทั้งหมด คือ สิ่งที่สามารถตอบโจทย์ได้ว่า เราควรเลือกใช้เครื่องมือใดเหมาะสมกับธุรกิจของเราเอง
