SharePoint vs Teams ตอนที่ 1

มี User และ Admin หลายท่านมาสอบถามว่า ช่วยเปรียบเทียบ SharePoint และ Teams ให้หน่อย เพราะตัดสินใจไม่ถูกว่าจะเริ่มใช้ตัวไหนก่อนดี ในบทความนี้ ผมขอแชร์ความเห็น หากต้องเปรียบเทียบระหว่าง 2 Services นี้ดังนี้

ในทางเทคนิคแล้ว เบื้องหลังการใช้ Teams นั่นคือ SharePoint จริงๆหากต้องมาเปรียบเทียบทางด้านเทคนิคแล้ว อาจจะดูไม่มีประโยชน์เสียเท่าไหร่ เพราะตัว SharePoint เองเป็นบริการที่ให้บริการมากว่า 17 ปีแล้ว แต่ Teams นั้นพึ่งให้บริการมาแค่ปีกว่าๆ ซึ่งเป้าหมายในการปรับปรุงการทำงานให้ดีมากขึ้นนั้นคล้ายคลึงกัน

SharePoint

1. SharePoint เป็นฐานของ Collaboration platform ของ Office 365
2. มีคนบอกว่า SharePoint นั้นสร้าง และแชร์ได้ง่ายๆ >>> ความเป็นจริง คือ ผิด
3. SharePoint อนุญาตให้ User สร้างเว็บไซต์ ได้โดยไม่ต้องโปรแกรมมิ่ง
4. User สามารถตัดสินใจได้ว่า เนื้อหาประเภทใดควรแชร์ และแชร์กับใคร
5. ประเภททั่วไปของการสร้างเว็บไซต์บน SharePoint ประกอบด้วย List สำหรับเก็บข้อมูล / Document library สำหรับเก็บไฟล์ / Shared Calendar, Shared Task list และอื่นๆ
6. SharePoint มันไม่ง่ายเลย สำหรับ User ในการใช้ฟีเจอร์แชร์
7. ทำไมนั้นเหรอ ? เพราะว่า IT ไม่ได้อนุญาตให้ User สร้างเว็บไซต์ได้ด้วยตนเองบน SharePoint
8. เพราะว่า IT จะต้องกฏ และขั้นตอนมากมาย สำหรับการสร้างไซต์โดย User
9. ซึ่งเมื่อไหร่ก็ตามที่ User ต้องการสร้างอะไรซักอย่าง แล้วต้องการแชร์ให้คนอื่น มักต้องใช้เวลาไม่ต่ำกว่าชั่วโมง เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์
10. หลายๆทีม มักจะวุ่นวายกับการสร้าง Intranet หรือ Business Apps โดยต้องเขียนโปรแกรมบน SharePoint ซึ่งอาจจะไม่ค่อยตรงเท่าไหร่กับจุดประสงค์แรกที่อยากให้มันง่ายๆ สำหรับการใช้งานภายในทีม
11. ท้ายสุด…..ไม่มีใครใช้

SharePoint เป็นบริการที่ดีนะครับ เพราะไม่งั้นคงไม่อยู่ยาวนานกว่า 15 ปี แต่ว่าอาจต้อใช้ความรู้ความสามารถด้าน IT พอสมควร ทำให้หลายๆที่มักไม่ค่อยประสบความสำเร็จ เพราะกว่าจะโน้มน้าวให้ User ใช้ก็นานพอสมควร…ในชีวิตจริง

Teams vs SharePoint

1. Teams ก็คือ SharePoint ที่กลายร่างให้ใช้งานง่ายขึ้น
2. เมื่อมีการสร้าง Teams แต่ละครั้ง สิ่งที่จะเกิดขึ้นอัตโนมัติมีดังนี้ ไซต์ของ SharePoint ใหม่จะถูกสร้าง / สมาชิกของ Teams จะได้รับ Permission ต่างๆโดยทันที / File Storage ถูกสร้างทันที / OneNote แบบแชร์ในทีม จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติเช่นกัน
3. สิ่งที่สำคัญคือ IT แทบไม่ได้เข้ามาจัดการเลย
4. Teams มีหลายอย่างที่ SharePoint ทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร
5. ย้ายการสื่อสารจาก Inbox ในเมล์ มาคุยกันภายใน Teams
6. นั่นหมายความว่า สมาชิกที่อยู่ในทีมนั้นๆ ไม่จำเป็นต้องไปที่ Inbox เพื่อคุยรายละเอียดในโครงการนั้นๆ
7. และท้ายสุด User สามารถแชร์อะไรก็ได้ ที่เขาอยากจะแชร์ไปยังผู้อื่น
8. นั่นหมายความว่า Teamwork หรือ Collaboration จะชัดเจนมากขึ้น
9. และสุดท้ายจริงๆ Teams รวมเอาบุคคล, ไฟล์, โน๊ต, การสนทนา และภาระงานรวมอยู่ที่เดียวกัน ในโครงการๆ เดียว

พบกันใหม่ในตอนที่ 2