เมื่อเราพูดถึง Team Site ก็ตรงตามชื่อครับ มันคือ Site สำหรับ ทีม ในการทำงานร่วมกัน ถ้าเราลองสังเกตุดูดีๆ เราจะเหนว่า เวลาเราทำงานร่วมกันเราจะใช้ Email ใช่มั๊ยครับ อะไรก็เก็บอยู่ที่อีเมล์ 100 MB ก็แล้ว 1 GB ก็แล้ว 2 GB ก็แล้ว แนบไฟล์ส่งไปส่งมาตลอดเวลา และสุดท้าย ไฟล์ที่มีเป็นคนละเวอร์ชั่น หาเมล์เก่าๆ ไม่เจอ นั่นไง
ถ้าเราไม่ส่งหาทีละคน เราก็มี นี่ครับ Distribution Group ที่ส่งทีส่งเป็นกลุ่ม Public Folder เอาไว้เก็บเมล์ ให้เป็นกลุ่มก้อนเข้าถึงได้หลายคน หรือ อาจจะทำ Shared Mailboxed ก็ได้
แต่…. มีอะไรที่ง่ายกว่านั้นถ้าเรามี SharePoint และ Exchange ทำงานร่วมกันฮะ
ของตัดภาพจาก slide ที่เคยไปแชร์ให้กับเพื่อนๆ ฟังในงาน Exchange Server Day ละกันนะครับง่ายดี ฮิๆๆ
Sites Mailboxes ถูกแนะนำมาใน exchange และ sharepoint 2013 และแน่นอน Office 365 enterprise ก็มากับเค้าด้วย
หลักๆคือ เนื่องจากเรามี Team Site ที่ใช้เก็บเอกสาร Task Note และอื่นๆ ไว้บน SharePoint แล้ว ทำไมเรายังต้องมาส่ง เมล์ แนบไฟล์กันอีก หรือ ทำไมเราต้องมานั่งจัดหมวดหมู่ อีเมล์ ที่เกี่ยวกับ Project กันอีกว่าให้ไปเก็บที่ public folder แถมยังเปลือง storage ในส่วนของ mail server อีก
นอกไปจากนี้ เวลาเก็บบนอีเมล์ หรือ public folder นั้น ปัญหาเวลาแก้ไข ยังมีอีกยุบยับ เพราะอะไรเหรอครับ เพราะว่า public folder มันเหมาะ สำหรับการ “เก็บเอกสารที่จบงานแล้วหรือไม่มีการเปลี่ยนแปลงแล้ว” มากกว่าเก็บเอกสารหรืออีเมล์ ที่ยังมีชีวิต ไงครับ
มาดูการทำงานของ Site Mailboxes กันดีกว่า หลักๆ แล้ว Site Mailbox จะ บริหารจัดการ อีเมล์ ให้เก็บใน exchange และ เอกสาร ให้เก็บใน SharePoint ซึ่ง นั้นก็หมายความว่า Co-authoring, version control และ ตัว Exchange เอาเฉพาะข้อมูลทีจำเป็นส่งไปกะเนื้อหาเมล์ เพื่อให้เปิดดูได้ผ่าน outlook client ทั้งหมดนี้ ผู้ใช้อย่างเราๆ ไม่ต้องมานั่งบริหารจัดการเองครับ ทุกอย่างจบใน outlook เราก็เอาเวลาไป จัดการเรื่องอื่นๆที่สำคัญกว่างาน จัด คัด แยก เอกสาร หรือ อีเมล์แบบนี้
วิธีการสร้าง (ในกรณี office 365 SharePoint Online + Exchange Online) เราก็แค่ไป add App ใน team site ของเราครับ
ด้วยการไปที่ Setting –> Add an App เราจะเห็นว่า Noteworthy แนะนำ Sitemail box app ขึ้นมาให้ด้วย
เมื่อเราสร้าง Site Mailbox ขึ้นมาแล้ว รอชั่วอึดใจ กลับไปที่ outlook เราเห็นว่ามี แท็บใหม่โผล่มาให้เห็น Inbox สำหรับเมล์ รวมถึง Document ที่อยู่ใน site นั้นด้วย
เงื่อนไข เล็กน้อยของ Site Mailbox ก็คือ ผู้ใช้จะต้องมีชื่อ อยู่ใน SharePoint Group ที่มีสิทธิ ใน Team Site นั้นๆ โดยตรงนะครับ ไม่สามารถ assign ผ่าน Security Group บน AD ได้
ก็ประมาณนี้ครับ หวังว่าจะเป็นตัวเลือก ที่น่าสนใจ และมีประโยชน์ ในการประยุกต์ใช้นะครับ
ติดตามเรื่องอื่นๆ ได้ที่ #SharePoint Diary
