การกำหนดกลุ่มที่ต้องการแชร์ไฟล์ใน OneDrive for Business

จากบทความที่แล้ว การแชร์ไฟล์ให้กับทุกคนในองค์กรทำอย่างไร ผ่าน OneDrive for Business มีคำถามคือ แล้วเราสามารถจะกำหนดกลุ่มที่แชร์ได้หรือไม่ เพราะโดยปกติกลุ่มใน OneDrive for Business จะเป็นคนละกลุ่มกับอีเมล โดยมีวิธีการกำหนดกลุ่มที่แชร์ได้สองวิธี คือ

1. สร้าง Group ขึ้นมาเอง แต่องค์กร ต้องเปิดการใช้งาน Office 365 Group

2. สร้างโฟลเดอร์ปกติ แล้วให้ทำการแชร์

วิธีการสร้าง Office 365 Group

1. ไปที่ Group และเลือกเครื่องหมาย + ซึ่งจะไปที่หน้าของ Outlook Web App

2. พิมพ์ชื่อกลุ่ม และเลือก Privacy เป็น Public หรือ Private และคลิก Create

หมายเหตุ

ตรงกรอบสีแดง จะแสดงว่าสมาชิกทุกคนจะได้รับเมล์ใหม่ทุกครั้งใน Inbox ของตัวเอง หากมี Conversation ใหม่ หากเราไม่ได้เลือก จะไม่ส่งไปที่ Inbox ของแต่ละคน แต่จะต้องเข้ามาดูในกลุ่ม

4. คลิก Files

จะไปที่หน้า ไฟล์ของกลุ่ม

ทำการวางไฟล์ไว้ในกลุ่ม และตั้ง Alert Me เพื่อให้เมื่อใดก็ตามเมื่อมีไฟล์เข้ามาในโฟลเดอร์นี้เราจะได้รับแจ้งทันที

ซึ่งเราควรตั้งทั้งเรา และสมาชิกในกลุ่ม

ซึ่งมีการตั้งค่าให้ส่งเมล์ไปที่ใด หัวข้อของอีเมลคืออะไร และต้องการให้แจ้งเตือนไฟล์ที่แก้ไข หรือเพิ่มใหม่ หรือทั้งหมด

จะให้แจ้งเป็นรายวัน หรือสัปดาห์ หรืออื่นๆก็ได้