จากกระแสที่ลูกค้าจะถามผมมาว่าสามารถแชร์ข้อมูลให้กับคนที่อยู่นอก Office 365 ได้ไหม แต่ต้องจำกัดขอบเขตตามมาด้วย เพราะในโลกความเป็นจริง องค์กรของเราคงไม่ได้ทำงานอยู่แค่เฉพาะในองค์กร เราทำงานกับคนที่อยู่ภายนอก เช่น ลูกค้า, บริษัทคู่ค้า หรือที่ปรึกษา เป็นต้น ซึ่ง ณ วันนี้ เราสามารถใช้ฟีเจอร์ Guest Access ของ Office 365 Group ในการตอบโจทย์ข้างต้นนี้
Group Owner สามารถเชิญบุุคคลภายนอก ได้ผ่าน Outlook Web App สำหรับ Guest ที่เข้ามาจะได้รับ Welcome email และสามารถรับส่งอีเมล และปฏิทินได้ สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ซึ่งตัว Guest เอง สามารถออกจากกลุ่มด้วยตนเองเมื่อใดก็ได้
สำหรับ Guest นั้นขอมีเพียงแค่อีเมลบริษัท หรือฟรีอีเมลทั่วไปเช่น outlook.com หรือ gmail.com ก็สามารถเข้าถึงได้ เช่นกัน แต่ถ้าหากอีเมลเป็น Office 365 หรือ Outlook.com จะเข้าไปสู่หน้าที่ให้ทำการกรอก Sign In แต่ถ้าไม่ใช่จะเข้าไปหน้า Sign up ของ Microsoft Account
ในมุมของ User จะใช้งานฟีเจอร์ใหม่นี้อย่างไร
1. Group Owner ของกลุ่มนั้นทำการเพิ่ม Guest เข้าไปใช้งาน
ผมจะทดสอบ 3 accounts คือ มี Outlook.com, Gmail และ อีเมล์บริษัททั่วไป
2. Group Owner ทำการบอก Guest ว่าสามารถเข้าไปในกลุ่มที่ระบุไว้ โดยจะส่งอีเมลตามที่แจ้งไว้
3. Guest จะได้รับ Welcome email และสามารถเข้ากลุ่มได้ สามารถดูปฏิทินหรือไฟล์ต่างๆได้
ทั้งสามอีเมล์จะได้รับอีเมลเหมือนกัน โดยถ้าคลิก “Start a Conversation” จะทำการส่งอีเมลไปยังกลุ่มนั้น ถ้าคลิก “Access File” จะไปที่กลุ่มบน SharePoint Online
ข้อสังเกต
- ถ้าเป็น Office 365 หรือ Outlook.com
สามารถคลิกลิงค์แล้วเข้าใช้งานกลุ่มที่ได้รับเชิญ เลยทันที
- ถ้าเป็น Gmail
จะให้ทำการ สมัคร Microsoft Account เท่านั้น
- ถ้าเป็นอีเมลบริษัท
4. Guest สามารถออกจากกลุ่มได้ ซึ่งการ Leave Group จะอยู่ในอีเมลของ Welcome email เท่านั้นสำหรับ Guest Access
ข้อสังเกต
Guest Access นั้นเป็น default ของระบบเป็นในรุปแบบ Tenant-level ซึ่ง Tenant Admin เองสามารถจัดการการเข้าถึงด้วย PowerShell
มีอะไรบ้างที่ Guest ทำได้ และ ทำไม่ได้
| ฟีเจอร์ | Guest ทำได้หรือไม่? |
| สร้างกลุ่มใหม่ | ไม่ได้ |
| เพิ่มหรือลบสมาชิกในกลุ่ม | ไม่ได้ |
| ลบกลุ่ม | ไม่ได้ |
| เข้าร่วมกลุ่ม | ได้ แต่ต้องได้รับการเชิญ |
| เริ่มต้นการสนทนา | ได้ |
| ตอบการสนทนา | ได้ |
| ค้นหาการสนทนา | ได้ |
| อ้างอิงชื่อคนในกลุ่ม ผ่าน @ | ไม่ได้ |
| พินกลุ่มที่ชื่นชอบ | ไม่ได้ |
| ลบการสนทนา | ได้ |
| Like ข้อความ | ไม่ได้ |
| จัดการการประชุม | ไม่ได้ |
| ดูปฏิทินกลุ่ม | ไม่ได้ |
| แก้ไขปฏิทินกลุ่ม | ไม่ได้ |
| เพิ่มปฏิทินกลุ่มไปยังปฏิทินส่วนตัว | ไม่ได้ |
| ดูและแก้ไขไฟล์ในกลุ่ม | ได้ แต่ต้องได้รับอนุญาตจาก Tenant Admin |
| เข้าถึง Notebook กลุ่ม | ได้ ผ่านลิงค์จากสมาชิกในกลุ่ม |
| ค้นหากลุ่มอื่น | ไม่ได้ |
