ในบางกรณี บางองค์กรจะไม่ชอบให้พนักงานลบข้อความที่สนทนากัน ไม่ว่าจะเป็นอีเมล์, Yammer หรือ Teams เพราะพวกเขาต้องการเก็บทุกๆ record ในการสนทนา
การ Recall ข้อความที่พลาดไป ถ้าเป็นอีเมล์จะยุ่งยากพอสมควร แต่อย่างไรก็ตาม อีเมล์นั้นส่งระหว่างผู้ส่งและผู้รับเท่านั้น แต่ข้อความที่ส่งผ่านการสนทนาใน Groups, Yammer หรือ Teams นั้นทุกคนจะเห็นเหมือนกัน จะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถลบ หรือแก้ข้อความนั้นได้หากเกิดความผิดพลาด
การควบคุมการลบข้อความ
การควบคุมทั้ง Tenant ให้ไปที่ Service ของ Microsoft Teams ในหน้า Office 365 Admin Portals โดยมีเงื่อนไขที่ว่า
1. อนุญาตให้เจ้าของสามารถลบได้ทุกข้อความ ซึ่งเจ้าของแต่ละกลุ่มสามารถลบข้อความที่มีการโพสต์กันในทีม แต่ไม่สามารถกำหนดให้สามารถลบบางทีมได้
2. อนุญาตให้ผู้ใช้งาน สามารถแก้ไขข้อความของตนเอง ถ้าเราเลือกข้อนี้ ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อความที่ตนเองโพสต์ได้ทั้งหมด
3. อนุญาตให้ผุ้ใช้งานสามารถลบข้อความของตนเองได้ ถ้าเราเลือกข้อนี้ ผู้ใช้งานสามารถลบข้อความนี้ได้
เมื่อเจ้าของทีมหรือสมาชิก ทำการลบข้อความจะแสดงข้อความว่า “This message has been deleted” ซึ่งการสนทนาก่อนหรือหลังข้อความที่ถูกลบจะไม่กระทบกับผู้ใช้งาน
การควบคุมการลบข้อความในระดับทีม
ในระดับทีม เจ้าของทีมสามารถกำหนดให้สมาชิกลบหรือแก้ไขข้อความได้ โดยไปที่ View Team > Settings และไปที่ Member Permission และเลือก Option ที่ต้องการ
ถ้าในระดับ Tenant ถูกตั้งค่าว่าไม่สามารถแก้ไข หรือลบข้อความได้ เจ้าของของทีมนั้นจะไม่สามารถเห็นการตั้งค่านี้ ซึ่งการตั้งค่าแต่ละทีมจะขึ้นกับการตั้งค่าของ Tenant
