[เที่ยงๆแบบนี้มาอ่านกัน] สืบเนื่องจากบล๊อคในตอนที่แล้ว เรามีในส่วนของ E-Book และวิดีโอ ผมอยากจะแนะนำอีกเอกสารหนึ่งคือ “Microsoft 365 End User Adoption Pack” มันคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร เรามาดูรายละเอียดในบล็อคนี้เลยครับ
บล๊อคที่แล้ว
[Free Video] Office 365 for IT Pro & End Users
เรามีคอนเทนต์เรื่องวิดีโอและเอกสารไปแล้ว แจ่สิ่งที่สำคัญไม่ใช่แค่การอบรม แต่มันคือการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด จากที่ผมเจอหลายๆเคสของลูกค้าที่ซื้อ Business หรือ Enterprise Plan จะเน้นในเรื่องการใช้งานอีเมล์อย่างเดียว ส่วน service อื่น ยังไม่ได้มีการใช้งาน เหมือนกับว่า เราลงทุน 100 บาทแต่เราใช้แค่ 10 บาทเท่านั้น และหลายๆองค์กรก็เริ่จะมีการนำไปประยุกต์ใช้ หรือ Adoption กันแล้ว และจะเข้ามาถามผมว่าจะ Adoption อย่างไร ผมคิดว่ามีเอกสารตัวหนึ่งที่อัพเดตของทาง Microsoft คือ Microsoft 365 End User Adoption Pack [ดาวน์โหลดจากรูปภาพหรือในลิงค์ได้เลยครับ]
ผมลองอ่านและมารีวิว โดยจะแบ่งเป็น 5 ส่วนดังต่อไปนี้
1. Stakeholders
กฏข้อแรกของความสำเร็จในการ Adopt บริการ Microsoft 365 คือ เข้าถูกทางและถูกคนที่ได้รับผลประโยชน์ในแต่ละบริการนั้นๆ ซึ่งมี Framework ที่น่าสนใจดังนี้
1.1 กำหนด Role ที่สำคัญในองค์กร ตรงนี้เป็นจุดสำคัญต้องชัดเจนและต้องมี Commitment กัน ซึ่งในบทความนี้ ได้แยกแต่ละ Role มาชัดเจนทีเดียว
1.2 ค้นหา Executive Sponsors ซึ่งจะเป็น Key หลักขององค์กรที่จะเป้นผู้นำในการเข้าร่วม ซึ่งโดยส่วนใหญ่จากประสบการณ์แล้ว จะไม่ใช่ทีม IT แน่นอน ถ้าให้ IT นำล่มแน่นอนครับ ส่วนใหญ่จะเป็น CEO บ้าง, HR Manager บ้าง หรือ CFO บ้าง ขึ้นอยู่กับบริการ และที่สำคัญ KPI ของแต่ละคนด้วย ถ้าตรงทั้งสองอย่าง ถือว่าเราเลือก Influencer ในองค์กรได้ถูกคนแล้ว
1.3 เลือก Success Owner คือคนที่จะเป็นคนติดตามว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้ รวมถึงติดตามว่า Stakeholder ได้เข้ามาร่วมด้วยจริงไหม และคอยติดตามผลว่าพนักงานสามารถเข้าใจและไปประยุกต์กับงานได้หรือไม่
1.4 สนับสนุนคนที่เป็น Champions ในหลายๆองค์กรจะมีพนักงานที่มี Talent ที่เขาจะชอบเล่นเทคโนโลยีใหม่ๆ อีกทั้ง เขาก็เป็น Influencer ในกลุ่มแผนก หรือทีมของเขาด้วย คนกลุ่มนี้จะเป็นกำลังสำคัญให้สามารถแปลบริการบน Microsoft 365 เป็นภาษา User ที่ใช้ให้เหมาะสมกับแผนกและทีมของเขา ค้นหาและสนับสนุนเขาครับ
1.5 สร้างโปรแกรม Champion หลังจากที่เราทราบว่า Champion คือใคร อย่าให้เขาต้องว้าเหว่ครับ ควรสร้างโปรแกรมระยะยาวให้ยั่งยืน ซึ่งทำให้เป็น Community ของ Champion เมื่อเวลากระจายข้อมูลใหม่ๆ เขาจะได้รับและเป็นกระบอกเสียงให้ทีมคณะทำงาน
1.6 สุดท้ายอย่าลืม Cheklist นะครับ สิ่งที่ทำไปตรงตามเป้าไหม
2. Scenarios
ผมเรียก Scenario ว่าคือการเล่นละคร มากกว่าการทำฝึกอบรม ซึ่ง Scenario เราจะเอาเรื่องจริงในชีวิตประจำวันมาใช้ ซึ่งอาจเป็น Workshop กลุ่มเล็กๆ ที่มี Department Lead, Project Manager, IT และ Stakeholder ให้ร่วมระบุ Scenario ที่ใช้งาน โดยกำหนดจาก
- อะไรเป็นสิ่งที่องค์กรกำลังท้าทายทั้งเรื่องการ Communication และ Collaboration?
- จะเริ่มต้นจากทีมไหน หรือหน่วยงานไหนก่อนที่ควรปรับปรุง?
- ในกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงขององค์กร มีอะไรบ้างที่ Microsoft 365 สนับสนุนได้
เป็นต้น ตัวอย่าง Scenario
เมื่อทำ Scenario แล้ว อย่าลืมเช็คความคืบหน้าผ่าน Office 365 Portal ด้วยหล่ะ
3. Awareness
การสื่อสารในองค์กร ควรมีการวางแผนทั้งก่อน, ระหว่างและหลังการใช้งาน Microsoft 365 ในองค์กร โดยอาจจะผ่านอีเมล, Yammer, โปสเตอร์ หรืองาน Event ของบริษัท เป็นต้น การสร้าง Awareness เป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยให้องค์กร รวมถึงทีมทำงาน ให้พนักงานสามารถใช้ได้ในระยะยาว โดยในเอกสารจะมี Template ที่นำไปประยุกต์ใช้ได้
4. Training
การอบรม สำหรับผมนั้นจะเหมาะกับการใช้ Service ใหม่ หรือพนักงานที่พึ่งเข้ามาใหม่ เป็นเหมือนสิ่งที่พนักงานเข้ามาคุณต้องใช้เป็น เป้าหมายของการอบรมคือ How-to ให้เขาใช้งานในงานของเขาได้
ตัวอย่างการอบรม
ซึ่งแนวทางการจัดอบรม เช่น
- จัดอบรมเป็นประจำ สำหรับพนักงานใหม่
- จัดอบรมเฉพาะแผนก และแบ่งปันว่าแต่ละทีมได้ประโยชน์อย่างไร
- ทำ คลินิค สำหรับทีมหรือคนไหนมีปัญหาในการใช้งาน
- และต้องมั่นใจว่า Help-desk ของเราสามารถช่วยเหลือเบื้องต้นได้
สำหรับ Helpdek ต้องเตรียมพร้อมผ่าน Link นี้เลย http://aka.ms/helpdeskready
5. Plan, Implement and Manage
สุดท้าย ทุกกิจกรมมต้องมีการวางแผนที่รัดกุม และมีการติดตามผล และจำไว้ว่าการ Implement เทคโนโลยีที่ได้รับประสบความสำเร็จ 80% นั้นมาจากคน มาจากเทคโนโลยีแค่ 20% เท่านั้น ซึ่งในบทนี้จะมี Checklist ให้คุณไปประยุกต์ใช้ในองค์กรของคุณได้เลย
ตัวอย่าง Timeline
สำหรับบทความนี้คุณควร bookmark ไว้เลยครับ เพราะมันจำเป็นมากเพราะสิ่งที่สำคัญไม่ใช่เทคโนโลยีแต่เป็นคนหรือพนักงานของเรานี่เอง
