อย่างที่เราทราบกัน Office 365 ให้บริการแบบออนไลน์และออฟไลน์ แต่ว่ายังมีคำถามเดิมๆว่าไม่มีอินเทอร์เน็ตสามารถใช้ได้ไหม บทความนี้จะแชร์ 5 เทคนิคการใช้ Office 365 แบบไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตกัน
ในแผนของ Office 365 มีอยู่หลายแผนที่เราสามารถใช้งาน Office แบบ offline ได้ ถ้าเราต้องใช้แบบ Offline ควรจะมองถึงการใช้งานเป็นหลัก
1. เลือกแผนที่มีการใช้งานแบบ Offline มาให้
ถ้าเป็นแผนตระกูล Business และ Enterprise จะประกอบด้วย
Office 365 Business / Office 365 ProPlus
เป็นแผนที่มี Microsoft Office ที่ใช้งานบน PC หรือ Mac พร้อมกับ OneDrive for Business ให้เก็บแบ็คอัพไฟล์ได้อีก 1 TB แต่ยังไม่รวมพวกบริการอีเมล์ให้
Office 365 Business Premium/ Office 365 Enterprise E3,E5
เป็นแผนยอดนิยม ที่มีทั้ง Office, อีเมล์, File Storage และ Communication Tool ให้ใช้กันครบ
2. ควร Log in ให้ Subscription ยัง Active เสมอ
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราใช้งาน Office 365 Business Premium เรามีสิทธิ์ใช้งาน Office แบบ Offline อยู่แล้ว เพราะต้องติดตั้งลงในเครื่อง แต่ user นั้นจะต้องมีการ login ให้ active ไว้ อย่างน้อยทุกๆ 30 วัน
3. คุณต้องรู้ว่าอะไรที่สามารถใช้งาน Offline ได้
เป็นคำถามคลาสสิค เพราะปกติ Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher และ Access สามารถใช้งานแบบ Offline ด้วยตัวมันเองอยู่แล้ว แต่ถ้าเป็น Teams, Skype for business หรือ OneDrive จะต้องอาศัย อินเทอร์เน็ตในการใช้งาน
4. แน่ใจว่า OneDrive นั้น Sync พร้อมใช้งาน
OneDrive นั้นอนุญาตให้คุณใช้งานได้จากบน Cloud และ Sync ลงบนเครื่อง ดังนั้นคุรต้องแน่ใจว่าไฟล์นั้น Sync ลงมาแบบสมบูรณ์แล้ว เวลาไม่มีอินเทอร์เน็ต คุณสามารถใช้งานได้ พอมีอินเทอร์เน็ตตัว OneDrive จะ Sync ให้เป็นเวอร์ชันปัจจุบันแบบอัตโนมัติ
5. แน่ใจว่าเวอร์ชันแบบ Offline ของ Office ได้รับการอัพเดต
ประโยชน์อย่างหนึ่งของคนใช้งาน Office 365 คือ เราสามารถใช้งาน Office ได้ล่าสุดเสมอตลอดอายุการใช้งาน การที่มี Office เป็นเวอร์ชันปัจจุบันเสมอ ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณสามารถใช้ฟีเจอร์ใหม่แบบ Offline ได้ทันที
