บันทึกจากประสบการณ์ที่ได้ทุนจาก SIPA เพื่อเข้าอบรมและสอบ Certify ของค่าย CompTIA ครับ
ก่อนอื่นต้องขอขอบคุณ SIPA – สำนักงานส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์แห่งชาติ (องค์การมหาชน) และ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลสุวรรณภูมิ มาก ๆ เลยครับที่ได้จัดหาทุนทั้งอบรม และสอบมาให้
หากผู้อ่านสนใจหลักสูตรอบรมที่มีทุนฟรีให้สามารถติดตามอ่านข่าวได้จาก link ด้านล่างดังนี้ครับ
การฝึกอบรมและสอบมาตรฐานสากล หลักสูตร IT Project Management ปี 2558 นี้มีการอบรมอย่างเข้มข้นถึง 7 วันเลยทีเดียวครับ
มีพี่น้องร่วมอาชีพที่ได้รับทุนกว่า 100 คน มาตั้งใจฟังกันอย่างล้นหลาม มาเข้าสู่เนื้อหาสำคัญที่ผมอยากจะแชร์กันเลยครับ
หัวข้อการฝึกอบรมตาม CompTIA Project + รายละเอียดประกอบด้วย
- Pre Project Setup/Initiating
- Project Planning
- Project Execution and Delivery
- Change Control and Communication
- Project Closure
ขอสรุปประมวลความรู้เท่าที่ได้จากการอ่านหนังสือสอบมาดังนี้ครับ
Project Management ในแบบฉบับของ CompTIA
ลักษณ์สำคัญของ Project Based ที่ต่างจาก Operation Based คือ
- Temporary endeavor = Project Management คือสิ่งที่เกิดขึ้นชั่วคราว มีจุดเริ่มต้น และเป้าหมายภาระกิจที่กำหนดเสร็จแน่นอน
- Delivers a unique product or service = Project Management คือภาระกิจในการจัดทำสิ่งต่าง ๆ ขึ้นใหม่ที่แตกต่างจากสิ่งที่เป็น Routine ทำประจำ
- Constrained by time = Project Management จะมีข้อจำกัดด้านเวลา นั่นคือเริ่มทำแล้วต้องมีกำหนดแล้วเสร็จ ไม่ใช่ทำไปเรื่อย ๆ วนลูปซ้ำๆ เวลาจบไม่แน่นอน
- Resources and quality = Project Management จะมีข้อจำกัดด้านทรัพยากร และคุณภาพ นั่นคือการบริหารจัดการทรัพยากร เพื่อให้ได้คุณภาพ ตามที่กำหนดไว้ในโครงการ
องค์ความรู้ของคนที่จะเป็น PM ที่ดีได้ ควรจะต้องมีความรู้ในการจัดการดังต่อไปนี้ครับ
- Project Integration Management
- Project Scope Management
- Project Time Management
- Project Cost Management
- Project Quality Management
- Project Human Resource Management
- Project Communications Management
- Project Risk Management
- Project Procurement Management
และ PM จะต้องใช้ Skill ที่หลากหลายในการจัดการเช่น (จริง ๆ มนุษย์ทำงานทุกคนก็ควรจะมีนะครับ)
- Leadership
- Communicating
- Listening
- Organization
- Time management
- Planning
- Problem solving
- Consensus building
- Resolving conflict
- Negotiating
- Team building
ภาพรวมของการจัดการ IT Project Management มี Process Group แบ่งเป็น 5 Phase ดังนี้ (ขออนุญาตแชร์รูปจาก Slide ของ SIPA นะครับเพื่อความเข้าใจ)
อีกรูปนึงเป็นรูปจาก WIKI ครับ https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management จะเห็นได้ว่าใช้ Process Group / Framework เดียวกัน
อธิบาย Keyword ของแต่ละ Process Group / Phase ดังนี้ครับ
1) Pre Project Setup/Initiating
ในการ Initial โครงการขึ้นมาใหม่ จำเป็นจะต้องทราบหลักการในการเริ่มต้นดังนี้ (หรือจะเรียกว่าเป็นช่วย Pre-Project Setup ก็ได้ครับ)
Validate the project
ในแต่ละองค์กรย่อมมีความต้องการที่จะสร้างโครงการที่จะตอบสนองกับ Business Objective อย่างมากมาย แต่เนื่องจากทุกองค์กรย่อมมีทรัพยากรที่จำกัด
การ Validate Project จะมีส่วนสำคัญมาก ๆ ที่จะช่วยให้การทำงาน Project นั้น ๆ คุ้มค่า และตอบสนองกับ Business ส่งที่จะเป็น Input ของการสร้าง Project มีดังนี้ (ผมขออนุญาตไม่แปลนะครับ เนื่องจากความหมายตรงตัว)
- Market Demand
- Strategic Opportunity
- Customer Request
- Technology Advance
- Legal requirement
Prepare a project charter & Obtain approval (signature) for project charter
ผลลัพธ์ที่ได้จาก Process ที่เรียกว่า Initial Project จะได้ = Project Charter ที่เป็นเอกสารสำหรับให้ผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติการดำเนินการ Project โดยที่หัวข้อของเอกสารจะมีประมาณนี้ครับ
หากใครนึกไม่ออกจะได้เอาไปใช้งานครับ
- Project goals and objectives
- Project description
- Problem statement
- Key project deliverables
- High-level milestones
- High-level cost estimates
- Stakeholders
- High-level assumptions
- High-level constraints
- High-level risks
- General project approach
- Name of the project manager and their authority level
- Name of the sponsor
- Other Contents
2) Project Planning
หลังจากที่เอกสาร Project Charter มีการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจแล้ว โครงการนั้น ๆ ก็จะเข้าสู่การวางแผนครับ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็น Project Manager ก็จะทำการจัดประชุมที่เรียกว่า Kick-Off Meeting เพื่อสื่อสารให้ Key Stake holder รับทราบเช่น Project Sponsor, Team Members เป็นการเข้าใจ Goal / Objective ของโครงการ และเป็นการแจกจ่ายงานนั่นเองครับ
สิ่งที่ต่อเนื่องในการวางแผนงานที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการจัดทำ Scope Management Plan ครับเพื่อที่จะเขียน Project Scope Statement ให้ชัดเจนครับ ส่วนประกอบที่ควรมีคือ
- Product Description
- Key Deliverables
- Success Criteria และ Key Performance Indicators (KPIs)
- Time / Cost Estimated
- Assumptions
- Constraints
การสร้าง Work Breakdown Structure (WBS)
ส่วนประกอบสุดท้ายของการวางแผนโครงการคือการสร้าง WBS ครับ ซึ่ง WBS นั้นถือเป็นสิ่งสำคัญมาก ๆ
The WBS is a deliverables-oriented hierarchy that defines all the work of the project
WBS คือการแบ่งชิ้นงาน เป็นงานย่อย ๆ ครับ โดยที่เรียกว่า Work Package ที่จะ Assign ให้กับ Single Resource โดยที่แต่ละ Work Package ไม่ควรใช้เวลานานกว่า 80 ชั่วโมงการทำงานครับ
ตัวอย่าง WBS Chart จาก Slide ของ SIPA ครับ
3) Project Execution
หลังจากวางแผนแล้วก็เข้าสู่กระบวนการการดำเนินการ ที่มีการทำงานตามแผนที่ได้วางไว้. ผู้จัดการโครงการ
จะต้องประสานงานสมาชิกทุกคนในทีมงานให้ได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมาย Process หรือ Phase นี้แหละครับที่ PM จะต้องใช้ทั้งพระเดช และพระคุณในการจัดการโครงการ
จดจำหัวข้อไว้คร่าว ๆ ดังนี้ครับ
- Schedule meetings
- Manage scope
- Follow communications plan
- Manage project quality
- Manage risks
- Issue management
- Prepare performance reports
- Receive work performance information
- Manage costs within budget
- Implement approved changes
4) Monitoring and Controlling Processes
กระบวนการนี้เป็นการควบคุมและเฝ้าระวังการดำเนินการของโครงการ มีการจัดการ Change Management / Risk Management ของโครงการ มีคำนวนด้วยครับสำหรับ Phase นี้ เป็นสิ่งทีเรียกว่า
Earned Value Measurement (EVM)
หาอ่านต่อจาก WIKI เองนะครับ https://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management
- EV
- PV
- CPI
- SPI
- EAC
- ETC
- VAC
- BAC
5) Project Close
ปิดโครงการแล้วครับ เยห์ จัดทำเอกสารแล้วเผ่นครับ
- Confirm and document objectives that were
completed/not complete - Release resources
- Provide historical information for future projects
- Close contracts
- Standards compliance
- Document retention compliance
- Post-project review
- Meeting to review what went right/what went wrong
