จากบทความตอนที่แล้วเราใช้วิธี In-Place Hold สำหรับจัดการกับ Inactive Mailbox แล้วซึ่งเป็นวิธีแรก เรามาดูวิธีที่สองคือ Litigation Hold ที่จะช่วยเก็บทุกๆเนื้อหาของเมล์ให้อยู่บน Online ได้สมบูรณ์
และสิ่งหนึ่งก่อนจะเริ่มขั้นตอนถัดไป ผมมักจะมีข้อสงสัยคือ สองฟีเจอร์นี้มีคุณสมบัติต่าง หรือเหมือนกันอย่างไรบ้าง เรามาดูกัน
ข้อแตกต่างระหว่าง In-Place Hold และ Litigation Hold
จากแหล่งอ้างอิง Litigation Hold and In-Place Hold in Exchange 2013 and Exchange Online
ย้อนกลับไปสมัย Exchange 2010 และ Exchange Online เวอร์ชั่นแรก ได้มีการเปิดให้ใช้งาน ฟีเจอร์ Litigation Hold ซึ่งลูกค้าสามารถเก็บข้อมูลอีเมล์ในระยะยาว และเป็นไปตามข้อกำหนดใน eDiscovery
พอมา Exchange 2013 และ Exchange Online เวอร์ชันใหม่ In-Place Hold ได้มีการเพิ่มฟีเจอร์นี้เข้ามา โดยเป็นการเก็บอีเมล์ระยะยาว แต่เพิ่มการทำ Query-based มาด้วย ซึ่งสามารถกำหนดเงื่อนไข และสามารถระบุเวลา ในลักษณะ time-based ได้
ซึ่ง Litigation Hold ไม่ได้ถูกยกเลิก ยังสามารถนำใช้ได้ แต่มีคุณสมบัติต่างกันตามตารางด้านบน
มีขั้นตอนการใช้งานดังนี้
1. ไปที่ Recipients > Mailboxes
2. เลือกรายชื่อเมล์บ๊อกซ์ คลิก Edit
3. คลิก Mailbox Features และไปที่ Litigation Hold ให้เปลี่ยนเป็น Enabled
4. ในหน้าต่าง Litigaition Hold ให้ระบุช่วงเวลาที่ต้องการเก็บ โดยหน่วยเป้นวัน แต่ถ้าอยากให้เก็บแบบไม่มีกำหนดให้ปล่อยว่างเอาไว้ และถ้าหากต้องการให้รู้ว่าเมล์บ๊อกซ์นี้ ได้ถูกเก็บระยะยาวเพื่อแจ้งให้ user ทราบให้เพิ่มไปใน Note และใส่ URL สำหรับชี้แจง ซึ่งจะปรากฏใน Outlook 2010 เป็นต้นไป
5. คลิก Save สองครั้ง
ใช้เวลารอประมาณ 60 นาที
หรือจะใช้ PowerShell
กำหนดให้เก็บเฉพาะบุคคลแบบไม่มีกำหนด
Set-Mailbox [email protected] -LitigationHoldEnabled $true
กำหนดให้เก็บเฉพาะบุคคลแบบมีระยะเวลา
Set-Mailbox [email protected] -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555
กำหนดให้เก็บทุกคนในระยะเวลาที่กำหนด เช่น 365 วัน
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 365
ข้อเสนอแนะ ระยะเวลาที่เก็บจะเริ่มนับจากที่เราใช้ Litigation Hold เพราะฉะนั้นควรทำตั้งแต่แรกที่พนักงานเข้ามา
หากเราไม่เก็บเมล์บ๊อกซ์พนักงานคนนั้นไว้ เราสามารถลบได้เลยทันทีจากหน้า Office 365 Admin Center หรือถ้าหากเรา Sync กับ AD ก็ต้องไปลบที่ AD ก่อน แล้วถอน license คืนให้ส่วนกลาง
สามารถติดตามตอนก่อนหน้านี้
[ตอน 1] Block การเข้าถึงใช้งาน | 7 สิ่งที่ Office 365 Admin ควรทำเมื่อพนง.ออกจากบริษัท
[ตอน 2-1] เก็บเมล์ถาวรด้วย In-Place Hold | 7 สิ่งที่ Office 365 Admin ควรทำเมื่อพนง.ออกจากบริษัท
